Makale hazır, hedef dergi seçildi, sisteme giriş yapıldı. Karşınızda on dört adımlık bir form var: article type, running head, suggested reviewers, funding information, data availability... Hangi alana ne yazılacağı hiçbir derste anlatılmıyor; çoğu yazar ilk gönderimini deneme-yanılmayla, son adımda eksik dosya uyarısı alarak tamamlıyor.
Oysa hangi dergiye giderseniz gidin, karşınıza büyük olasılıkla ScholarOne ya da Editorial Manager çıkacak. İkisinin mantığı aynıdır; akışı bir kez öğrenmek, sonraki her gönderimi rutine çevirir. Bu yazıda o akışı adım adım ele alıyoruz.
Sisteme girmeden önce: masada ne olmalı?
Gönderim ekranında aramaya başladığınız her bilgi, süreci uzatır ve hataya davetiye çıkarır. Bu yüzden oturuma başlamadan önce şunların hazır olması gerekir:
- Tüm yazarların bilgileri: ad-soyadın yayınlardaki yazımı, kurum adresi, e-posta ve ORCID. Sisteme her yazar tek tek girilir; formu doldurmaya başladıktan sonra "hocamın ORCID'i neydi?" sorusu en sık duraklama nedenidir.
- Dosya seti, derginin istediği bölünmüşlükte: title page ayrı mı, kör (blinded) metin isteniyor mu, şekiller ayrı dosya mı, tablolar metnin sonunda mı? Bu soruların yanıtı derginin yazar kurallarındadır; author guidelines'ı nasıl okuyacağınızı ayrıca anlatmıştık.
- Beyan bilgileri: etik kurul karar numarası ve tarihi, varsa klinik araştırma kayıt numarası, fon bilgisi, çıkar çatışması beyanları.
- Cover letter: sistemlerin çoğunda ayrı bir yükleme alanı veya metin kutusu vardır; son dakikada yazılan mektup, olmamış mektuptur.
Adım adım: kritik alanlar ve doğru yanıtları
Sistemlerde adımların sırası değişse de alanlar ortaktır. Dikkat isteyen alanlar şunlar:
Article type. İlk ve en kritik seçim. Original article yerine yanlışlıkla brief report seçmek, kelime ve kaynak limitlerini değiştirir; kapsam uyuşmazlığı desk rejection sebebidir. Emin değilseniz derginin makale türü tanımlarını açıp karşılaştırmak gerekir.
Title, abstract, keywords. Sisteme yapıştırdığınız metin, dosyadaki metinle birebir aynı olmalıdır. Dizin ve eşleştirme sistemleri sistemdeki metni okur; dosyada güncellenen ama sistemde eski kalan bir abstract, yayına kadar fark edilmeyebilir.
Yazar listesi. Sıra, dosyadaki sırayla aynı olmalı; corresponding author işareti doğru kişide olmalı. Gönderimden sonra yazar ekleme-çıkarma çoğu dergide editör onayı gerektiren ayrı bir prosedürdür; en baştan doğru girmek her şeyden ucuzdur.
Suggested reviewers. Dergilerin bir kısmı 2-5 hakem önerisi ister. Uygun adaylar, konunun yöntemini bilen, son yıllarda sizinle ortak yayını olmayan ve aynı kurumda çalışmayan araştırmacılardır. Tez danışmanınızı ya da düzenli ortak yazarınızı önermek en iyi ihtimalle önerinin yok sayılmasıyla sonuçlanır.
Beyan soruları. "Ethics approval", "trial registration", "data availability" alanlarını boş bırakmak ile "not applicable" yazmak aynı şey değildir. Geçerli olmayan alanda açıkça not applicable seçilir, geçerli olanda numara ve tarih girilir.
Uyarı
En sık takılma noktası son adımdır. Sistem yüklediğiniz dosyalardan bir PDF derler ve sizden bu PDF'i onaylamanızı ister. Onay adımı tamamlanmadan gönderim editöre ulaşmaz; "submitted" sandığınız makale günlerce "awaiting approval" durumunda bekleyebilir. Bu yüzden gönderimden sonra durum ekranına mutlaka bakılmalıdır.
Preprint: gönderimden önce mi, sonra mı?
Çalışmayı medRxiv gibi bir preprint sunucusuna koymayı düşünüyorsanız, sıralamayı dergi politikası belirler. Tıp dergilerinin çoğu preprint paylaşımını kabul eder ama gönderim formunda beyan edilmesini ister; küçük bir kısmı ise preprint'i önceden yayımlanmış çalışma (prior publication) sayar ve makaleyi değerlendirmeye almayabilir. Kontrol noktası yine derginin yazar sayfasıdır; "preprint policy" başlığı yoksa editöre tek satırlık bir soru yazmak, varsayımla ilerlemekten daha güvenlidir.
Preprint yüklerken de aynı titizlik gerekir. Sürüm numarası, yazar sırası ve başlık, dergiye giden metinle tutarlı olmalı; makale yayımlandığında preprint kaydına derginin DOI'si bağlanmalıdır. Yayın sonrası adımların tamamını kabul sonrası süreç yazısında ele almıştık.
Revizyon yüklerken değişen ne?
Revizyon daveti aldıysanız sistem aynı kaydın üzerinde yeni bir tur açar; sıfırdan gönderim yapılmaz. Tipik olarak üç dosya istenir: hakem yanıt mektubu (point-by-point), değişikliklerin işaretli olduğu kopya ve temiz kopya. Yanıt mektubunun yapısı ayrı bir konudur; onu hakem yanıtı rehberinde ayrıntısıyla ele aldık.
Sık yapılan hatalar
- Yanlış article type seçmek. Limitleri ve değerlendirme yolunu değiştirir; kapsam uyuşmazlığı desk rejection getirir.
- Sistem metni ile dosya metninin ayrışması. Abstract'ı dosyada güncelleyip sistemde eski bırakmak.
- Yazar e-postalarını tahmin etmek. Doğrulama e-postası geri dönen yazar, sistemde eksik yazar demektir.
- Hakem önerisinde çıkar çatışması. Son yıllarda ortak yayın yaptığınız kişi, aynı kurumdan bir araştırmacı ya da danışmanınız uygun bir öneri değildir.
- PDF onayını unutmak. Gönderim "tamamlandı" sanılır; makale editöre hiç düşmez.
- Beyan alanlarını boş geçmek. Boş alan, teknik kontrolde makaleyi size geri döndürür.
Özet: form doldurmak değil, dosyayı doğru temsil etmek
Gönderim sistemi bürokratik bir engel değil, makalenizin editör ve hakemlere ulaşan ilk temsilidir. Gerekenleri önceden hazırlamak, kritik alanlarda dosyayla birebir tutarlılığı korumak ve son PDF'i onaylamak, gönderimin teknik kontrolden takılmadan geçme olasılığını artıran üç alışkanlıktır.
Gönderim sistemindeki form ve belgelerin eksiksiz doldurulmasında rehberlik ediyoruz; preprint yükleme ve sürüm yönetiminde de aynı destek geçerli. Hedef dergiye özel cover letter kurgusu için ayrıca birlikte çalışıyoruz.
Kullanılan kaynaklar
- ICMJE. Recommendations for the Conduct, Reporting, Editing, and Publication of Scholarly Work in Medical Journals. · icmje.org