Desk Rejection Neden Olur, Nasıl Önlenir?

Bir makalenin, hakemlerin tek satır yorum yazmasına fırsat kalmadan editörün masasından doğrudan geri dönmesine desk rejection (editör masasından ret) deniyor. Çoğu zaman gönderimden kısa süre sonra, tek cümlelik bir mektupla gelir: "Your manuscript does not fall within the scope of our journal." Sinir bozucu olsa da nedenlerinin bir kısmı önlenebilir.

Ret nedenleri dergiden dergiye değişiyor. Bir psikiyatri dergisinin ret raporlarında desk rejection'ın en sık iki nedeni özgünlük eksikliği ve derginin kapsamı dışında kalmaktı; bu dergide genel ret oranı (hakem sonrası ret dâhil) makale türüne göre %26,7 ile %72,1 arasında değişiyordu ve editör masasından ret kararı medyan üç günde çıkıyordu (Menon ve ark., 2022). Bir tıp eğitimi dergisinde ise editör masasından dönen makalelerin büyük kısmında araştırma sorusu ya da tasarım yetersiz bulunmuştu (Meyer ve ark., 2018). Kapsam, format ve belge eksikleri gönderimden önce kontrol edilebildiği için aşağıdaki bölümler en çok bunlara odaklanıyor.

Editörün masasında ne oluyor?

Makale dergi sistemine yüklendikten sonra iki aşamadan geçer. Birincisi editörün ön değerlendirmesidir; bu aşamada kapsam, format ve etik belgelere bakılır. Buradan geçen makale hakemlere gider. Yazar bildirimlerine dayanan bir analizde tıp dergilerinde desk rejection kararı ortalama 10 günde geliyordu ve yazarların %62'si bu kararı ilk 7 gün içinde öğreniyordu; hakeme giden makalelerde gönderimden ilk hakem kararına kadar ise ortalama 8-9 hafta geçiyordu (Huisman ve Smits, 2017). Süreler dergiden dergiye belirgin biçimde değişir.

Desk rejection birinci aşamada kalıyor. Editör ya da editoryal asistan makaleye hızlıca bakıyor ve "bu dergide yayımlanır mı?" sorusuna cevap arıyor. Cevap hayırsa kısa bir ret mektubu gelir. Editörlerin bu kararı verirken baktığı şeyleri somutlaştırmakta fayda var.

Kapsam uyumsuzluğu: en sık desk ret nedenlerinden biri

Bir dergide editör masasından dönüşlerin başında özgünlük (novelty) eksikliği ve kapsam (scope) uyumsuzluğu geliyordu (Menon ve ark., 2022). Çalışmanız bilimsel olarak sağlam olabilir; ama dergi o konuyu ya da çalışma türünü yayımlamıyorsa sonuç değişmiyor.

Kapsam uyumsuzluğu, sanıldığından daha ince bir mesele. Kardiyoloji odaklı bir dergiye hematoloji çalışması göndermek bariz bir uyumsuzluktur. Daha az göze çarpan örnekler de var. Dergi yalnızca randomize kontrollü çalışma (RCT) ve sistematik derleme kabul ederken çalışma kesitsel olabilir. Ya da dergi olgu sunumu (case report) almadığını belirtirken gönderilen dosya üç olguluk bir seri olabilir.

Danışanlarımızla çalışırken sık gördüğümüz durumlardan biri, derginin Aims & Scope (Amaç ve Kapsam) bölümünü okumadan yalnızca adına bakarak gönderim yapılmasıdır. Adı genel görünen bir dergi, aslında yalnızca belirli alt alanlara odaklanıyor olabilir.

Kapsam kontrolü için üç basit adım var: derginin web sitesindeki Aims & Scope bölümünü satır satır okumak; son 2-3 sayıda kendi çalışmanıza benzer bir makale aramak; "We do not publish..." ifadelerini dikkatle taramak. Bu üç adım kapsam kaynaklı desk rejection riskini azaltır. Araştırmacılarla dergi seçimi danışmanlığı kapsamında birlikte çalışırken hedef dergiyi önce bu çerçeveyle değerlendiriyoruz.

Format hataları: kolayca önlenebilir sorunlar

Format hataları tek başına ret nedeni olmayabilir, ama süreci geciktirir. Wiley'de 1.100'ü, Taylor & Francis'te 850'yi aşkın dergi ilk gönderimde serbest formatı kabul ediyor; format kuralı olan dergiler ise uyumsuz dosyayı teknik kontrolde yazara geri gönderebiliyor. Bir psikiyatri dergisi yazım kurallarına tam uymayan dosyaları ilk aşamada reddetmiyordu, teknik düzeltme için geri gönderiyordu; tekrarlanan hatırlatmalara rağmen düzeltme yapılmaması ise desk rejection kararlarının yalnız %1,4'ünde gerekçe olarak geçiyordu (Menon ve ark., 2022). Yine de özensiz bir dosya, editörde yazar rehberinin (author guidelines) okunmadığı izlenimini bırakabilir. Bir veteriner radyoloji dergisine 2012'de gönderilen 219 makalede hakemlerin en sık saptadığı kusurlar zayıf yazım (%62) ve veri eksiklikleriydi (%60); ret olasılığını en çok artıranlar ise yeni bilgi eksikliği ve içeriğin dergiye uygun olmamasıydı (Lamb ve Mai, 2015).

Tipik örnekler şunlar: AMA yerine APA ile yazılmış kaynaklar, 3.000 kelime sınırı olan bir dergiye 4.200 kelimelik metin, TIFF istenirken düşük çözünürlüklü JPG şekiller, yapılandırılmış olması gerekirken serbest metin olarak yazılmış özet ve zorunlu olduğu hâlde eklenmemiş satır numaraları (line numbering).

Bunların hiçbiri bilimsel içerikle ilgili değil; hepsi teknik ayrıntıdır ve gönderimden önce kısa bir kontrolle düzeltilebilir.

Yazar rehberi okuma rehberimiz bu kontrolü adım adım anlatıyor. Kontrol bir alışkanlık hâline geldiğinde format kaynaklı geri dönüşler de azalır.

Eksik etik ve teknik belgeler

Birçok dergi şu belgeleri zorunlu tutuyor: etik kurul onay belgesi, hasta onam formu, CONSORT kontrol listesi (RCT'lerde), STROBE kontrol listesi (gözlemsel çalışmalarda), çıkar çatışması (conflict of interest) beyanı, CRediT yazar katkı beyanı, finansman beyanı (funding declaration).

Bunlardan biri eksikse bazı dergiler "tamamla ve geri gönder" diyor; bazıları doğrudan reddediyor.

Deneyimlerimize göre en sık atlanan belge CRediT yazar katkı beyanı. Çoğu araştırmacı etik kurul belgesini hazırlıyor ama yazar katkı beyanını unutuyor. İkinci sırada çıkar çatışması beyanı geliyor. Çıkar çatışması olmadığı için beyanın gereksiz olduğu düşünülüyor, ama dergiler beyanın kendisini istiyor; çatışma yoksa bu da yazılı olarak belirtilmeli.

Pratik çözüm, başvurudan önce derginin zorunlu belgeler (required documents) listesini çıkarıp her birini PDF olarak hazırlamaktır. Sisteme yükleme aşamasında hangi belgelerin zorunlu olduğu zaten görünüyor, ama belgeler o anda hazır değilse aceleyle hata yapmak kolaylaşıyor.

Düşük kalite veya özgünlük eksikliği

Bu kategori önlenmesi en zor olanıdır, çünkü çalışma tamamlanmış ve veri toplanmıştır. Editör örneğin 12 hastalık, kontrol grubu olmayan bir klinik çalışma görür; benzer bir çalışma da geçen ay aynı dergide yayımlanmış olabilir.

Burada yapılabilecek en önemli şey, dergi seçimini doğru yapmak. Q1 dergisi için yetersiz kalan bir çalışma, Q3-Q4 dergisinde kabul görebilir. 80 hastalık retrospektif çalışmanızı Lancet'e göndermek yerine, alanınızda orta düzey ama uygun bir dergiye yönelmek çok daha gerçekçi.

Tüm p değerlerinin anlamsız çıkması da çalışmanın yayımlanamayacağı anlamına gelmez. Negatif sonuçlar da yayımlanıyor; örneğin PLOS ONE, negatif ve null sonuçları açıkça kapsamında sayıyor. Sorun sonucun negatif olması değil, yöntemin o sonucu destekleyecek güçte olup olmadığı. p değeri anlamsız çıktığında ne yapılır yazımız bu durumu ayrıntısıyla ele alıyor.

Desk rejection sonrası ne yapmalı?

Ret mektubunu dikkatle okumak ilk adımdır. Editörler çoğu zaman kısa da olsa bir neden belirtir. "Outside the scope" diyorsa dergi seçimi yanlış. "Does not meet formatting requirements" diyorsa teknik eksiklik var. "Insufficient novelty" (yetersiz özgünlük) diyorsa bulgular yeterince yeni bulunmamış.

Ret nedenine göre strateji değişiyor. Kapsam uyumsuzluğu varsa aynı dergiye tekrar göndermek zaman kaybı. Format hatası varsa düzeltip başvuru mektubuyla (cover letter) tekrar gönderilebilir. Etik belge eksikse tamamlayıp yeniden gönderilebilir. Kalite sorunu varsa farklı dergiye yönelmek daha mantıklı.

Ret mektubu çok kısa ve genelse editöre nazik bir e-posta yazıp ayrıntı sormakta sakınca yok. "We would appreciate any additional feedback that could help us improve our manuscript for future submission" gibi bir cümle yeterli. Bazı editörler yanıt verir, bazıları vermez; ama sormak hakkınız.

Başvuru mektubu (cover letter) desk rejection'dan kurtarır mı?

Kısmen. Güçlü bir başvuru mektubu, editöre üç şeyi söylüyor: bu çalışma neden önemli, neden bu dergiye uygun, hangi boşluğu dolduruyor.

Kapsam uyumu sınırda olan bir çalışmada iyi yazılmış bir başvuru mektubu editörü ikna edebiliyor. "Bu çalışma klasik anlamda derginin kapsamında değil ama şu açıdan okuyucularınızı ilgilendirir" argümanı bazen işe yarıyor.

Ama kapsam tamamen dışındaysa başvuru mektubu kurtarmaz. Kalıp bir mektup da ("please consider our manuscript for publication in your esteemed journal" gibi) fayda sağlamaz; bu tür cümleler editörün kararında ağırlık taşımaz. Etkili bir mektubun paragraf paragraf nasıl kurulacağını cover letter yapısı yazısında ayrıca ele aldık.

Hangi çalışma tipleri daha riskli?

Bazı çalışma türlerinde desk rejection riski daha yüksek olabilir. Olgu sunumları incelenen iki alanda da azalmış. Endokrinolojide incelenen 84 derginin 29'u olgu sunumu kabul etmiyordu ve olgu sunumlarının yayımlanan makaleler içindeki payı 2010'da %6,9 iken 2019'da %4,6'ya inmişti (López García ve ark., 2022). Patoloji dergilerindeki kırk yıllık yayın eğilimini inceleyen bir analizde de olgu sunumu sayısı son on yılda azalmıştı; etki faktörü 2 ve üzeri olan dergilerin çoğu olgu sunumu sayısını düşürmüş, olgu sunumu yayımlayan dergi sayısı ise değişmemişti (Cima ve ark., 2023). Küçük örneklemli retrospektif çalışmalar, yerel ya da bölgesel veriye dayanan çalışmalar, pilot çalışmalar ve tekrar (replikasyon) çalışmaları da dergi seçiminde ayrıca dikkat ister.

Olgu sunumu kabul eden dergiler hâlâ var; JANE (Journal/Author Name Estimator) gibi araçlar, özetinize konu bakımından en yakın dergileri bulmaya yardım eder.

Desk rejection sinir bozucu olsa da süreçte kontrol edilebilen pek çok şey var. Doğru dergi seçimi, yazar rehberine uyum, eksiksiz belge hazırlığı ve dergiye özel başvuru mektubu yazarın elindedir. Özgünlük ve önem değerlendirmesi ise editörün kararıdır ve önceden kontrol edilemez. Kontrol edilebilen dört adımı eksiksiz yapmak, önlenebilir nedenlerden gelen ret riskini azaltır.

Model İstatistik CRO olarak dergi red sonrası strateji süreçlerinde araştırmacılarla birlikte çalışıyoruz; ret nedeninin analizi, yeni hedef dergi seçimi ve başvuru dosyası kontrolü bu sürecin parçaları.

Kullanılan kaynaklar

• Menon V, Varadharajan N, Praharaj SK, Ameen S. Why Do Manuscripts Get Rejected? A Content Analysis of Rejection Reports from the Indian Journal of Psychological Medicine. Indian Journal of Psychological Medicine. 2022;44(1):59-65 (çevrimiçi 11 Kasım 2020). · DOI
• Lamb CR, Mai W. Acceptance rate and reasons for rejection of manuscripts submitted to Veterinary Radiology & Ultrasound during 2012. Veterinary Radiology & Ultrasound. 2015;56(1):103-108 (çevrimiçi 5 Mayıs 2014). · DOI
• Meyer HS, Durning SJ, Sklar DP, Maggio LA. Making the First Cut: An Analysis of Academic Medicine Editors' Reasons for Not Sending Manuscripts Out for External Peer Review. Academic Medicine. 2018;93(3):464-470.
• Huisman J, Smits J. Duration and quality of the peer review process: the author's perspective. Scientometrics. 2017;113(1):633-650.
• López García MC, Moya Moya AJ, Sirvent Segovia AE, ve ark. Analysis of the evolution of the publication of case reports in endocrinology journals. Endocrinología, Diabetes y Nutrición (English ed.). 2022;69(3):189-193.
• Cima L, Pagliuca F, Torresani E, ve ark. Decline of case reports in pathology and their renewal in the digital age: an analysis of publication trends over four decades. Journal of Clinical Pathology. 2023;76(2):76-81.