Desk Rejection Neden Olur, Nasıl Önlenir?

Bir makalenin, hakemlerin tek satır yorum yazmasına fırsat kalmadan editörün masasından doğrudan geri dönmesine desk rejection (editör masasından ret) deniyor. Genellikle gönderimin ardından birkaç gün içinde gelen, tek cümlelik bir ret: "Your manuscript does not fall within the scope of our journal." Sinir bozucu olması, önlenebilir olmadığı anlamına gelmiyor.

Asıl önemli nokta şu: desk rejection'ların büyük çoğunluğu, bilimsel içerikle ilgisi olmayan hatalardan kaynaklanıyor — kapsam uyumsuzluğu, format hataları, eksik belgeler. Ret, hemen her makale türü için sık bir sonuç; üstelik editör masasından dönüşe kadar geçen süre çoğu dergide medyan üç gün (Menon ve ark., 2020). Bu yazıda kontrol edebildiğiniz nedenlere ve her biri için somut çözümlere odaklanıyoruz.

Editörün masasında ne oluyor?

Makale dergi sistemine yüklendiğinde iki aşama var. Birincisi editörün ön değerlendirmesi: kapsam, format ve etik belgeler kontrol ediliyor. Bu aşama genellikle 1-7 gün sürüyor. Buradan geçen makale hakemlere gidiyor; o süreç 4-12 hafta.

Desk rejection birinci aşamada kalıyor. Editör ya da editöryal asistan makaleye hızlıca bakıyor ve "bu dergide yayımlanır mı?" sorusuna cevap arıyor. Cevap hayırsa, tek cümlelik bir ret. Editörlerin bu kararı verirken baktığı şeyleri somutlaştırmakta fayda var.

Kapsam uyumsuzluğu: en sık desk ret nedeni

Editör masasından dönüşlerin başında kapsam (scope) uyumsuzluğu ve özgünlük (novelty) eksikliği geliyor (Menon ve ark., 2020). Çalışmanız bilimsel olarak sağlam olabilir; ama dergi onu yayımlamıyorsa sonuç değişmiyor.

Kapsam uyumsuzluğu, sanıldığından daha ince bir mesele. Dergi kardiyoloji odaklı, çalışmanız hematoloji — bu bariz. Ama daha sinsi örnekler var. Dergi "yalnızca RCT (randomize kontrollü çalışma) ve sistematik derleme" kabul ediyor, çalışmanız kesitsel. Ya da dergi "olgu sunumu (case report) almıyoruz" diyor ama siz üç vakalık bir seri gönderiyorsunuz.

Danışanlarımızda sık gördüğümüz bir durum: derginin Aims & Scope (Amaç ve Kapsam) bölümünü okumadan, yalnızca adına bakarak gönderim yapılması. "Journal of Clinical Medicine" gibi genel bir isim taşıyan dergi, aslında yalnızca belirli alt alanlara odaklanıyor olabiliyor.

Kapsam kontrolü için üç basit adım var: derginin web sitesindeki Aims & Scope bölümünü satır satır okumak; son 2-3 sayıda kendi çalışmanıza benzer bir makale aramak; ve "We do not publish..." ifadelerini dikkatle taramak. Bu üç adım, kapsam kaynaklı desk rejection riskini neredeyse sıfıra indiriyor. Hedef dergiyi belirleme stratejilerini dergi seçimi danışmanlığı kapsamında araştırmacılarla birlikte çalışırken de önce bu çerçeveyle ele alıyoruz.

Format hataları: kolayca önlenebilir sorunlar

Editörler format hatalarına sert yaklaşıyor. Sebebi şu: format hatası, yazarın yazar rehberini (author guidelines) okumadan gönderdiği sinyalini veriyor. Editörün aklında "rehber bile okunmamışsa, makale de muhtemelen özensizdir" düşüncesi oluşuyor. Nitekim bir dergiye gönderilen makalelerde en sık rastlanan kusurlar zayıf yazım (%62) ve veride eksiklikler (%60); içeriğin dergiye uygun olmaması da dörtte bir oranında görülüyor (Lamb ve Mai, 2014).

Referans formatı yanlış — AMA yerine APA kullanılmış. Kelime limiti aşılmış, 3.000 yerine 4.200 kelime. Şekiller TIFF yerine JPG ve düşük çözünürlükte. Abstract yapılandırılmış olması gerekirken serbest metin. Satır numaralandırma (line numbering) zorunlu ama eklenmemiş.

Bunların hiçbiri bilimsel içerikle ilgili değil; hepsi teknik detay ve hepsi yarım saatlik bir kontrolle düzeltilebilir.

Yazar rehberi okuma rehberimiz bu kontrol sürecini sistematik hale getiriyor. Bir kez alışkanlık haline geldiğinde format kaynaklı ret riski neredeyse ortadan kalkıyor.

Eksik etik ve teknik belgeler

Birçok dergi şu belgeleri zorunlu tutuyor: etik kurul onay belgesi, hasta onam formu, CONSORT kontrol listesi (RCT'lerde), STROBE kontrol listesi (gözlemsel çalışmalarda), çıkar çatışması (conflict of interest) beyanı, CRediT yazar katkı beyanı, finansman beyanı (funding declaration).

Bunlardan biri eksikse bazı dergiler "tamamla ve geri gönder" diyor; bazıları doğrudan reddediyor.

Deneyimlerimize göre en sık atlanan belge CRediT yazar katkı beyanı. Çoğu araştırmacı etik kurul belgesini hazırlıyor ama yazar katkı beyanını unutuyor. İkinci sırada çıkar çatışması beyanı geliyor — "zaten yok ki" diye düşünülüyor ama dergiler beyanın kendisini istiyor; olmaması bile yazılı olarak belirtilmeli.

Pratik çözüm basit: başvurudan önce derginin "required documents" listesini çıkarmak ve her birini PDF olarak hazırlamak. Sisteme yükleme aşamasında hangi belgelerin zorunlu olduğu zaten görünüyor ama o anda hazır olmaması panik ve hata yaratıyor.

Düşük kalite veya özgünlük eksikliği

Bu kategori, önlenmesi en zor olan. Çalışma tamamlanmış, veriler toplanmış. Editör bakıyor: n=12 ile klinik çalışma, kontrol grubu yok, benzer bir çalışma geçen ay aynı dergide yayımlanmış.

Burada yapılabilecek en önemli şey, dergi seçimini doğru yapmak. Q1 dergisi için yetersiz kalan bir çalışma, Q3-Q4 dergisinde kabul görebilir. 80 hastalık retrospektif çalışmanızı Lancet'e göndermek yerine, alanınızda orta düzey ama uygun bir dergiye yönelmek çok daha gerçekçi.

Bir de şu var: "tüm p değerleri anlamsız çıktı" diye çalışmanızın yayımlanamayacağını düşünmeyin. Negatif sonuçlar da yayımlanıyor, hatta bazı dergiler özellikle negatif sonuçlara açık. Sorun sonucun negatif olması değil, yöntemin o sonucu destekleyecek güçte olup olmadığı. p değeri anlamsız çıktığında ne yapılır yazımız bu durumu ayrıntısıyla ele alıyor.

Desk rejection sonrası ne yapmalı?

Ret mailini dikkatlice okumak ilk adım. Editörler genellikle kısa da olsa bir neden belirtiyor. "Outside the scope" diyorsa dergi seçimi yanlış. "Does not meet formatting requirements" diyorsa teknik eksiklik var. "Insufficient novelty" (yetersiz özgünlük) diyorsa bulgular yetersiz görülmüş.

Ret nedenine göre strateji değişiyor. Kapsam uyumsuzluğu varsa aynı dergiye tekrar göndermek zaman kaybı. Format hatası varsa düzeltip başvuru mektubuyla (cover letter) tekrar gönderilebilir. Etik belge eksikse tamamlayıp yeniden gönderilebilir. Kalite sorunu varsa farklı dergiye yönelmek daha mantıklı.

Ret maili çok kısa ve genelse editöre nazik bir mail yazıp detay sormakta sakınca yok. "We would appreciate any additional feedback that could help us improve our manuscript for future submission" gibi bir cümle yeterli. Bazı editörler yanıt verir, bazıları vermez; ama sormak hakkınız.

Başvuru mektubu (cover letter) desk rejection'dan kurtarır mı?

Kısmen. Güçlü bir başvuru mektubu, editöre üç şeyi söylüyor: bu çalışma neden önemli, neden bu dergiye uygun, hangi boşluğu dolduruyor.

Kapsam uyumu sınırda olan bir çalışmada iyi yazılmış bir başvuru mektubu editörü ikna edebiliyor. "Bu çalışma klasik anlamda derginin kapsamında değil ama şu açıdan okuyucularınızı ilgilendirir" argümanı bazen işe yarıyor.

Ama kapsam tamamen dışındaysa başvuru mektubu kurtarmaz. Jenerik bir mektup da — "please consider our manuscript for publication in your esteemed journal" — hiçbir fayda sağlamaz; editörler bunu görmezden geliyor.

Hangi çalışma tipleri daha riskli?

Bazı çalışma türlerinde desk rejection riski yapısal olarak daha yüksek. 1-3 vakalık olgu sunumları en riskli kategori; çoğu dergi artık kabul etmiyor. Küçük örneklemli retrospektif çalışmalar, yerel/bölgesel veriye dayanan çalışmalar, pilot çalışmalar ve replikasyon çalışmaları da yüksek risk taşıyor.

Bu tipteki çalışmalarınız varsa dergi seçimini çok dikkatli yapmakta fayda var. Olgu sunumu kabul eden dergi sayısı azalıyor ama hâlâ var — JANE (Journal/Author Name Estimator) gibi araçlarla abstract'ınıza en uygun dergileri bulabilirsiniz.

Desk rejection süreci sinir bozucu olsa da kontrol edilebilir değişkenler çok fazla. Doğru dergi seçimi, yazar rehberine uyum, eksiksiz belge hazırlığı ve dergiye özel başvuru mektubu — bu dört adım, kontrol edebildiğiniz her şeyi kapsıyor. Gerisi editörün öznel değerlendirmesi ve bunu kontrol etmek mümkün değil. Ama kontrol edebildiklerinizi eksiksiz yaptığınızda desk rejection riski belirgin biçimde düşüyor.

Model İstatistik CRO olarak dergi red sonrası strateji süreçlerinde araştırmacılarla birlikte çalışıyoruz; ret nedeninin analizi, dergi yeniden hedefleme ve başvuru dosyası kontrolü bu sürecin parçaları.

Kullanılan kaynaklar

• Menon V, Varadharajan N, Praharaj SK, Ameen S. Why Do Manuscripts Get Rejected? A Content Analysis of Rejection Reports from the Indian Journal of Psychological Medicine. Indian Journal of Psychological Medicine. 2020;44(1):59-65. · DOI
• Lamb CR, Mai W. Acceptance rate and reasons for rejection of manuscripts submitted to Veterinary Radiology & Ultrasound during 2012. Veterinary Radiology & Ultrasound. 2014;56(1):103-108. · DOI