Aylarca emek verilen bir makale, hakemlere gitmeden editör masasından dönebilir. İki dergide yapılan içerik analizlerinde bu dönüşlerin en sık nedenleri özgünlük eksikliği, araştırma sorusu ya da tasarımdaki zayıflıklar ve derginin kapsamına uymamaktı (Menon ve ark., 2022; Meyer ve ark., 2018). Yazar rehberi (author guidelines) bu nedenlerin hepsini önleyemez, ama derginin kapsamını ve istediği zorunlu belgeleri gönderimden önce görmeyi sağlar. Rehberde atlanan tek bir kural, örneğin bir beyan zorunluluğu ya da makale türünün kelime sınırı, dosyanın geri gönderilmesine ve zaman kaybına yol açabilir.
Neyse ki yazar rehberinin tamamını ezberlemek gerekmiyor; doğru bölümlere odaklanmak bu kaçınılabilir riskleri azaltabilir.
Yazar rehberi neden bu kadar belirleyici?
Editörler çok sayıda başvuruyla ilgileniyor ve ilk eleme hızlı işliyor; örneğin bir psikiyatri dergisinde (Indian Journal of Psychological Medicine) masa reddine kadar geçen medyan süre üç gündü (Menon ve ark., 2022). Aynı dergide yazım kurallarına tam uymayan dosyalar reddedilmiyordu, teknik düzeltme için yazara geri gönderiliyordu.
Geri gönderme ret değildir, ama zaman kaybettirir. Üstelik dergiye özgü açık kurallar atlanmışsa editör, makalenin geri kalanında da benzer bir özen eksikliği olabileceğini düşünebilir.
Ama yazar rehberi on beş sayfa. Her kelimesini okumak zorunlu mu? Hayır. Doğru yerlere odaklanmak yeterli.
Yazar rehberinde neresi kritik, neresi atlanabilir?
Amaç ve kapsam (Aims & Scope)
Makaleniz bu derginin alanına giriyor mu? 'We do not publish...' gibi ifadeler varsa dikkatle okumak gerekiyor. Kapsam dışı makale göndermek, editör masasından dönüşün en yaygın nedenlerinden biri.
Makale türü ve kelime limiti (Article Types)
Özgün araştırma mı, olgu sunumu mu, kısa bildiri mi? Her türün kelime sınırı, tablo limiti ve kaynak sayısı farklı. Sınırı aşan bir dosya teknik kontrolde geri gönderilebilir.
Kaynak formatı (References)
Vancouver, AMA, APA, Harvard... Birbirinden çok farklı formatlar. Elsevier, Wiley ve Taylor & Francis'in birçok dergisi ilk gönderimde tutarlı olmak koşuluyla her kaynak stilini kabul ediyor; kural koyan dergilerde ise uyumsuz dosya teknik kontrolde yazara geri gönderilebiliyor. EndNote ya da Zotero kullanıyorsanız derginin stil dosyasını indirip tek tıkla değiştirmek birkaç dakikalık iş.
Şekil ve tablo kuralları (Figures & Tables)
TIFF mi JPG mi? 300 dpi mi 600 dpi mi? Renkli mi siyah-beyaz mı? 72 dpi'lik bir görsel ekranda iyi görünür ama baskıda bozulur. Editörler bunu kontrol eder.
Etik beyanlar (Ethical Statements)
Etik kurul onayı (IRB approval), hasta onamı (informed consent), çıkar çatışması (conflict of interest) ve finansman beyanı. Bunlar zorunlu yükleme materyali; eksik dosya, tamamlanmamış başvuru demek.
Gönderim kontrol listesi (Submission Checklist)
Çoğu derginin hazır bir kontrol listesi var. Her maddeyi teker teker işaretlemek, dosyanın teknik kontrolden geri dönme riskini azaltır.
Rehberde en çok gözden kaçan kurallar
Kaynak formatı yanlış. AMA isteniyor, APA gönderilmiş. Dergi adı kısaltma kuralları farklı, DOI eksik, yazarların listelenme biçimi uyumsuz. Kaynak yönetim yazılımı (EndNote, Zotero, Mendeley) bu sorunu büyük ölçüde ortadan kaldırıyor.
Kelime limiti aşımı. "3.000 limit ama 3.200 yazdım, 200 kelime sorun olmaz" diye düşünmek yanıltıcı. Bazı dergilerin otomatik sistemleri kelime sayısını denetliyor. Özet (abstract) ve kaynaklar genellikle kelime sınırına dâhil değildir; şekil alt yazılarının (figure legend) sayılıp sayılmadığı dergiden dergiye değişir, ek materyal (supplementary) ise genellikle dâhil değildir. Bunları varsaymak yerine okumak gerekiyor.
Görsel çözünürlük yetersiz. 72 dpi ile 300 dpi arasındaki fark ekranda görünmüyor ama baskıda belirgin. TIFF isteniyor, PNG gönderilmiş; RGB isteniyor, CMYK gönderilmiş. Her görselin özelliklerini kontrol etmek yarım dakikayı hak ediyor.
Başvuru mektubu yok ya da basmakalıp. "Please consider our manuscript for publication" bir başvuru mektubu (cover letter) değil, tek bir cümle. Editörler bu cümleyle sık sık karşılaşıyor. Bulguların neden bu dergiye uyduğunu açıklayan, dergiye özel üç-dört cümlelik bir mektup daha etkili olur.
Etik belgeler eksik. Etik kurul onayı, hasta onam beyanı, CONSORT ya da STROBE kontrol listesi. Bunlar "olursa iyi olur" değil, zorunlu. Bazı dergiler sistem üzerinden belge yükletiyor; eksik dosya başvuruyu tamamlanmamış bırakıyor.
Uyarı
Dergi sistemi "manuscript başarıyla yüklendi" dese bile dosya editörün ilk kontrolünden geçemezse kısa sürede geri dönebilir. Kural koyan dergilerde format ve eksik belge sorunları teknik kontrolde yazara geri gönderilerek düzeltilebilir; kapsam ve özgünlük sorunları ise doğrudan ret nedeni olabilir.
Bu nedenlerin bütününü ve her biri için önleme stratejilerini desk rejection neden olur, nasıl önlenir yazımızda ayrıca ele alıyoruz.
Hızlıca taranabilecek bölümler
Yazar rehberi uzun; her şeyi aynı dikkatle okumak gerçekçi değil. Bazı bölümler daha hızlı taranabilir, ama iki noktaya gönderimden önce bakmak gerekir. Hakem süreci (peer review) açıklaması derginin çift anonim hakemlik uygulayıp uygulamadığını gösterir; uyguluyorsa başlık sayfası ile yazar bilgisi içermeyen metin ayrı dosyalar olarak isteniyor. Açık erişim ücretinin (APC) ödenmesi kabulden sonra istense de tutarını ve varsa gönderim ya da sayfa ücretlerini gönderimden önce kontrol etmek gerekir. Dizgi provaları (proofs and corrections) makale kabul edilince önem kazanır; editoryal politikalar altındaki ICMJE ve COPE ilkeleri de çoğu tıp dergisinde ortaktır.
Bunların dışındaki her şey potansiyel olarak kritik.
ICMJE uyumlu dergiler: ek kurallar
Birçok tıp dergisi ICMJE önerilerini (ICMJE Recommendations) esas alıyor. Bu dergilerde yazar rehberine ek olarak ICMJE kurallarını da bilmek gerekiyor. Yazarlık ICMJE ölçütlerine göre belirleniyor, çıkar çatışması beyanı zorunlu, klinik çalışmalarda çalışma kaydı (trial registration) şart; ICMJE ayrıca dergilerin çalışma türüne uygun raporlama kılavuzunu (CONSORT, PRISMA, STROBE) istemesini öneriyor.
IMRAD yapısı ve dergi başvuru kontrol listesi bu süreçte tamamlayıcı kaynaklar. Hedef dergiyi belirleme aşamasında ise dergi seçimi danışmanlığı kapsamında araştırmacılarla birlikte çalışıyoruz.
Kendi kontrol listenizi oluşturun
Yazar rehberini okuduktan sonra başvuru öncesi kendi kontrol listenizi çıkarmak iyi bir alışkanlık.
Format ve eksik belge yüzünden yaşanabilecek geri dönüşlerin önüne geçmeye bu kontrol yardım eder. Ayrılan 2-4 saat, geri dönen bir dosyayla kaybedilecek zamandan çoğu zaman daha kısadır.
Model İstatistik CRO olarak dergi gönderim süreçlerinde araştırmacılara destek verirken, format ve prosedür eksiklerinin dosyayı geri döndürüp süreci uzatabildiğini görüyoruz. Bu gecikmeye karşı basit bir önlem, yazar rehberini doğru yerlere odaklanarak okumaktır.
Kullanılan kaynaklar
- Menon V, Varadharajan N, Praharaj SK, Ameen S. Why Do Manuscripts Get Rejected? A Content Analysis of Rejection Reports from the Indian Journal of Psychological Medicine. Indian Journal of Psychological Medicine. 2022;44(1):59-65 (çevrimiçi 11 Kasım 2020). · DOI
- Meyer HS, Durning SJ, Sklar DP, Maggio LA. Making the First Cut: An Analysis of Academic Medicine Editors' Reasons for Not Sending Manuscripts Out for External Peer Review. Academic Medicine. 2018;93(3):464-470. PMID 28767495
- Elsevier (Your Paper Your Way), Wiley (Free Format Submission) ve Taylor & Francis (format-free manuscript submission) yazar hizmetleri sayfaları; Elsevier Editorial Manager teknik kontrol ve çift anonim hakemlik destek sayfaları (erişim 27.09.2026).
- International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE). Recommendations for the Conduct, Reporting, Editing, and Publication of Scholarly Work in Medical Journals. · icmje.org