Aylarca emek verilen bir makalenin, hakemler görmeden editör masasından dönmesinin en sık ve en önlenebilir nedeni, yazar rehberine (author guidelines) uyulmamasıdır. Çoğu zaman suçlu, on beş sayfalık bir belgenin üçüncü sayfasında duran tek bir cümle olur: "References must follow AMA Manual of Style." O cümle okunmadığında ya da "muhtemelen önemli değildir" diye atlandığında, sonuç iki hafta sonra gelen tek satırlık bir ret olabiliyor.
İyi haber şu: yazar rehberinin tamamını ezberlemek gerekmiyor. Doğru bölümlere odaklanmak, bu tür reddi büyük ölçüde ortadan kaldırıyor.
Yazar rehberi neden bu kadar belirleyici?
Editörler çok sayıda başvuruyla ilgileniyor ve ilk eleme dakikalar içinde yapılıyor; nitekim editör masasından dönüşe kadar geçen süre çoğu dergide medyan üç gün (Menon ve ark., 2020). Bu aşamada format hatası olan makaleler çoğunlukla tek bir kararla geri dönüyor.
Editör perspektifinden bakınca mantıklı: araştırmacı basit format kurallarını bile okumadıysa, makalenin geri kalanında da benzer bir özen eksikliği olabilir. Hakemin zamanını bu riske harcamaya değmiyor.
Ama yazar rehberi on beş sayfa. Her kelimesini okumak zorunlu mu? Hayır. Doğru yerlere odaklanmak yeterli.
Rehberde en çok gözden kaçan kurallar
Kaynak formatı yanlış. AMA isteniyor, APA gönderilmiş. Dergi adı kısaltma kuralları farklı, DOI eksik, yazarların listelenme biçimi uyumsuz. Kaynak yönetim yazılımı (EndNote, Zotero, Mendeley) bu sorunu büyük ölçüde ortadan kaldırıyor.
Kelime limiti aşımı. "3.000 limit ama 3.200 yazdım, 200 kelime sorun olmaz" diye düşünmek yanıltıcı. Bazı dergilerin otomatik sistemleri kelime sayısını denetliyor. Dikkat: abstract ve kaynaklar genellikle kelime limitine dahil değil; şekil altyazıları (figure legend) değişir; ek materyal (supplementary) genellikle dahil değil. Bunları varsaymak yerine okumak gerekiyor.
Görsel çözünürlük yetersiz. 72 dpi ile 300 dpi arasındaki fark ekranda görünmüyor ama baskıda belirgin. TIFF isteniyor, PNG gönderilmiş; RGB isteniyor, CMYK gönderilmiş. Her görselin özelliklerini kontrol etmek yarım dakikayı hak ediyor.
Başvuru mektubu yok ya da jenerik. "Please consider our manuscript for publication" bir başvuru mektubu (cover letter) değil, tek bir cümle. Editör bu cümleyi günde onlarca kez okuyor. Üç-dört cümlelik, dergiye özel, bulgularınızın neden bu dergiye uyduğunu açıklayan bir mektup çok daha etkili.
Etik belgeler eksik. Etik kurul onayı, hasta onam beyanı, CONSORT ya da STROBE kontrol listesi. Bunlar "olursa iyi olur" değil, zorunlu. Bazı dergiler sistem üzerinden belge yükletiyor; eksik dosya başvuruyu tamamlanmamış yapıyor.
Uyarı
Dergi sistemi "manuscript başarıyla yüklendi" dese bile editörün ilk kontrolünü geçemezseniz 24-48 saat içinde ret e-postası alabilirsiniz. Bu aşamada "revize eder misiniz?" e-postası gelmez, doğrudan ret gelir. Format hataları çoğu dergide revize edilebilir değil, yeniden başvuru gerektiren sorunlar olarak değerlendiriliyor.
Bu nedenlerin bütününü ve her biri için önleme stratejilerini desk rejection neden olur, nasıl önlenir yazımızda ayrıca ele alıyoruz.
Hızlıca taranabilecek bölümler
Yazar rehberi uzun; her şeyi okumak gerçekçi değil. Şu bölümler hızlıca taranabilir: hakem süreci (peer review) açıklaması genel bilgi verir, başvurunuzu etkilemez; açık erişim ücretlendirmesi kabulden sonra bakılacak bir konu; dizgi provaları (proofs and corrections) makale kabul edilince detaylandırılıyor; editöryal politikalar altındaki ICMJE ve COPE gibi standart ilkeler çoğunlukla zaten bildiğiniz kurallar.
Bunların dışındaki her şey potansiyel olarak kritik.
ICMJE uyumlu dergiler: ek kurallar
Birçok tıp dergisi ICMJE Recommendations belgesini referans alıyor. Bu durumda yazar rehberine ek olarak ICMJE kurallarını da bilmek gerekiyor: yazarlık ICMJE kriterlerine göre belirleniyor, çıkar çatışması beyanı zorunlu, klinik çalışmalarda çalışma kaydı (trial registration) şart, CONSORT/PRISMA/STROBE gibi raporlama kılavuzları uygulanıyor.
IMRAD yapısı ve dergi başvuru kontrol listesi bu süreçte tamamlayıcı kaynaklar. Hedef dergiyi belirleme aşamasında ise dergi seçimi danışmanlığı kapsamında araştırmacılarla birlikte çalışıyoruz.
Kendi kontrol listenizi oluşturun
Yazar rehberini okuduktan sonra başvuru öncesi kendi kontrol listenizi çıkarmak iyi bir alışkanlık.
Bu yedi maddelik kontrol, format kaynaklı ret riskini belirgin biçimde azaltıyor. Süre olarak 2-4 saatlik yatırım, haftalarca bekleyip ret almaktan çok daha verimli.
Model İstatistik CRO olarak dergi gönderim süreçlerinde araştırmacılara destek verirken, editör masasından dönüşlerin büyük çoğunluğunun içerik kalitesiyle değil, format ve prosedür uyumsuzluğuyla ilgili olduğunu görüyoruz. En basit önlem aynı zamanda en etkili önlem: yazar rehberini doğru yerlere odaklanarak okumak.
Kullanılan kaynaklar
- Menon V, Varadharajan N, Praharaj SK, Ameen S. Why Do Manuscripts Get Rejected? A Content Analysis of Rejection Reports from the Indian Journal of Psychological Medicine. Indian Journal of Psychological Medicine. 2020;44(1):59-65. · DOI
- International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE). Recommendations for the Conduct, Reporting, Editing, and Publication of Scholarly Work in Medical Journals. · icmje.org