Gönderim sisteminin son adımlarından birinde küçük bir kutu belirir: "Cover letter (optional)". Aylarca çalışılan makalenin yanında bu tek sayfalık mektup çoğu zaman son yarım saate sıkışır; ya abstract kopyalanıp yapıştırılır ya da internetten bulunan "esteemed journal" kalıbı doldurulur. İki durumda da mektup editöre yeni bir şey söylemez.
Oysa cover letter, makalenin editörle ilk doğrudan temasıdır. Hakeme gitmeden önce makalenizi değerlendirecek kişiye "bu çalışma neden var ve neden sizin derginizde" sorusunun yanıtını bir dakikada verir. Bu yazıda o mektubun nasıl kurulacağını ele alıyoruz; desk rejection bağlamındaki rolünü ise ayrı bir yazıda incelemiştik.
Mektubun işi: abstract'ı tekrarlamak değil, karar verdirmek
Editörün masasındaki soru "bu çalışma ne buldu?" değildir; onu abstract zaten söyler. Editörün asıl iki sorusu, bu makalenin hakeme gönderilmeye değip değmediği ve derginin okuyucusunu ilgilendirip ilgilendirmediğidir.
Cover letter'da bu iki soruya cevap veren her cümleye yer vardır, vermeyene yoktur. Ölçü tek sayfadır; daha uzun mektuplar genellikle sonuna dek okunmaz.
Dört paragraf kuralı
Etkili mektupların çoğu aynı iskelete oturur:
1. Künye paragrafı. Makale başlığı, çalışma türü (original article, brief report...) ve gönderildiği dergi. Tek işlevi kayıt netliğidir; iki cümleyi geçmez. Mektubun derginin güncel editörüne adıyla hitap etmesi yerinde olur. "Dear Editor" da kabul edilebilir, ama yanlış dergi adı ya da önceki gönderimden kalan editör adı ciddi bir özensizlik izlenimi verir.
2. Bulgu paragrafı. Çalışmanın tek ana bulgusu, bir-iki cümlede ve sayısıyla: ne çalışıldı, ne bulundu. Abstract'ın özeti değil, damıtılmış hâlidir; mektubun kalbi burasıdır.
3. Uygunluk paragrafı. Neden bu dergi? Bu paragraf, derginin yakın dönemde yayımladığı ilgili çalışmalara, kapsam başlıklarına ya da okuyucu kitlesine somut bir bağ kurar. "Your prestigious journal" bir bağ değildir; "derginizde son iki yılda tartışılan X konusuna, Türkiye kohortundan veri ekliyor" bir bağdır. İyi kurulmuş bir uygunluk paragrafı, dergi seçiminin doğru yapıldığının da göstergesidir.
4. Beyan paragrafı. Standart ama zorunlu blok: çalışma başka bir dergide değerlendirmede değil, daha önce yayımlanmadı, tüm yazarlar gönderimi onayladı, çıkar çatışması beyan edildi. Dergilerin bir kısmı bu beyanların mektupta açıkça yazılmasını ister; eş zamanlı gönderim yasağı zaten yayın etiğinin temel kuralıdır (ICMJE önerileri).
Bazı dergiler mektupta ek unsurlar da ister; hakem önerileri, dışlanmasını istediğiniz hakemler ve preprint beyanı bunlardandır. Bunların yeri gönderim sistemindeki ilgili alanlardır; dergi açıkça mektupta istemedikçe bunları mektuba taşımamak gerekir.
Ne yazılmaz?
- Abstract'ın kopyası. Editör iki adım sonra abstract'ı zaten okuyacak; kopya, mektubu işlevsiz kılar.
- Önem enflasyonu. Her cümlesi "novel", "first", "groundbreaking" olan mektup, tersine işler. Çalışmanın sınırlı ama gerçek katkısını söylemek, abartıdan daha ikna edicidir.
- Sonuçların aşırı yorumu. Kesitsel veriden nedensellik iddiası mektupta da yapılmaz; editör bu uyumsuzluğu sıklıkla makaleden önce mektupta fark eder.
- Genel geçer övgü. "Esteemed journal" kalıbı, mektubun bir şablondan geldiğini söyler; bu da kurmak istediğiniz izlenimin tam tersidir.
Revizyon mektubu başka bir türdür
Kabul ile ret arasındaki revizyon turlarında yazılan mektup, ilk gönderim mektubunun devamı değildir. Revizyon mektubunun muhatabı karar vermiş bir editör ve yanıt bekleyen hakemlerdir; yapı da madde madde (point-by-point) yanıt düzenidir. O türün kurallarını hakem yanıtı rehberinde ayrıca ele almıştık. İki mektubu aynı şablonla yazmak ikisinin de işlevini bozar.
Sık yapılan hatalar
- Son yarım saate bırakmak. Mektup, dergi seçimi yapılırken taslaklanır; gönderim gecesi değil.
- Yanlış dergi/editör adı. Önceki gönderimden kalan ad, güveni daha ilk satırda sarsabilir.
- Tek sayfayı aşmak. İkinci sayfa çoğu kez okunmadan kalır; uzayan mektup, damıtılmamış bir düşünceyi gösterir.
- Beyan bloğunu unutmak. Eksik beyan, dosyanın teknik kontrolden geri dönmesine yol açabilir.
- Her dergiye aynı mektup. Üçüncü paragraf dergiye özeldir; değişmiyorsa mektup işini yapmıyordur.
Özet: bir dakikalık konuşma
Cover letter, editörle bir dakikalık bir konuşmadır. Bu konuşmada makalenin ne olduğunu (künye), ne bulduğunuzu (bulgu), neden bu dergiye geldiğinizi (uygunluk) ve sözünüzün arkasında durduğunuzu (beyan) anlatırsınız. Uygunluk paragrafı dergiye özel yazılmış dört paragraf ve tek sayfa çoğu mektup için yeterlidir; bunların ve derginin ayrıca istediklerinin dışında kalan her şey süstür.
Hedef dergiye özel cover letter taslağınız üzerinde birlikte çalışıyoruz; mektubun parçası olduğu gönderim dosyasının bütününde de rehberlik ediyoruz.
Kullanılan kaynaklar
- ICMJE. Recommendations for the Conduct, Reporting, Editing, and Publication of Scholarly Work in Medical Journals. · icmje.org