Gönderim sisteminin son adımlarından birinde küçük bir kutu belirir: "Cover letter (optional)". Aylarca çalışılan makalenin yanında bu tek sayfalık mektup çoğu zaman son yarım saate sıkışır — ya abstract kopyalanıp yapıştırılır ya da internetten bulunan "esteemed journal" kalıbı doldurulur. İkisi de aynı sonucu verir: editör mektubu okumaz.
Oysa cover letter, makalenin editörle ilk ve tek doğrudan konuşmasıdır. Hakeme gitmeden önce makalenizi değerlendirecek kişiye "bu çalışma neden var ve neden sizin derginizde" sorusunun yanıtını bir dakikada verir. Bu yazıda o mektubun kurulumunu ele alıyoruz — desk rejection bağlamındaki rolünü ise ayrı bir yazıda incelemiştik.
Mektubun işi: abstract'ı tekrarlamak değil, karar verdirmek
Editörün masasındaki soru "bu çalışma ne buldu?" değildir; onu abstract zaten söyler. Editörün sorusu şudur: bu makaleyi hakeme göndermeye değer mi ve dergimin okuyucusunu ilgilendirir mi?
Cover letter bu iki soruya cevap veren her cümleyi hak eder; vermeyeni etmez. Ölçü tek sayfadır — daha uzunu okunmaz, daha kısası soru bırakır.
Dört paragraf kuralı
Etkili mektupların neredeyse tamamı aynı iskelete oturur:
1. Künye paragrafı. Makale başlığı, çalışma türü (original article, brief report...) ve gönderildiği dergi. Tek işlevi kayıt netliğidir; iki cümleyi geçmez. Derginin güncel editörünün adıyla hitap edin — "Dear Editor" kabul edilebilir, ama yanlış dergi adı veya önceki gönderimden kalan editör adı affedilmez.
2. Bulgu paragrafı. Çalışmanın tek ana bulgusu, bir-iki cümlede ve sayısıyla: ne çalışıldı, ne bulundu. Abstract'ın özeti değil, damıtılmışı — mektubun kalbi burasıdır.
3. Uygunluk paragrafı. Neden bu dergi? Derginin yakın dönemde yayımladığı ilgili çalışmalara, kapsam başlıklarına veya okuyucu kitlesine somut bağ kurun. "Your prestigious journal" bir bağ değildir; "derginizde son iki yılda tartışılan X konusuna, Türkiye kohortundan veri ekliyor" bir bağdır. Bu paragraf, dergi seçiminin doğru yapıldığının da kanıtıdır.
4. Beyan paragrafı. Standart ama zorunlu blok: çalışma başka bir dergide değerlendirmede değil, daha önce yayımlanmadı, tüm yazarlar gönderimi onayladı, çıkar çatışması beyan edildi. Dergilerin bir kısmı bu beyanların mektupta açıkça yazılmasını ister; eş zamanlı gönderim yasağı zaten yayın etiğinin temel kuralıdır (ICMJE önerileri).
Bazı dergiler mektuba ek unsurlar da ister — hakem önerileri, dışlanmasını istediğiniz hakemler, preprint beyanı. Bunların yeri gönderim sistemindeki ilgili alanlardır; dergi açıkça mektupta istemedikçe mektuba taşımayın.
Ne yazılmaz?
- Abstract'ın kopyası. Editör iki adım sonra abstract'ı zaten okuyacak; kopya, mektubun okunmama garantisidir.
- Önem enflasyonu. Her cümlesi "novel", "first", "groundbreaking" olan mektup, tersine işler. Çalışmanın sınırlı ama gerçek katkısını söylemek, abartıdan daha ikna edicidir.
- Sonuç aşırı yorumu. Kesitsel veriden nedensellik iddiası mektupta da yapılmaz; editörler bu uyumsuzluğu makaleden önce mektupta yakalar.
- Jenerik övgü. "Esteemed journal" kalıbı, mektubun bir şablondan geldiğini söyler — kurmak istediğiniz izlenimin tam tersi.
Revizyon mektubu başka bir türdür
Kabul-red arasındaki revizyon turlarında yazılan mektup, ilk gönderim mektubunun devamı değildir: orada muhatap karar vermiş bir editör ve yanıt bekleyen hakemlerdir; yapı da point-by-point yanıt düzenidir. O türün kurallarını hakem yanıtı rehberinde ayrıca ele almıştık — iki mektubu aynı şablonla yazmak, ikisinin de işlevini bozar.
Sık yapılan hatalar
- Son yarım saate bırakmak. Mektup, dergi seçimi yapılırken taslaklanır; gönderim gecesi değil.
- Yanlış dergi/editör adı. Önceki gönderimden kalan ad, otomatik güven kaybıdır.
- Tek sayfayı aşmak. İkinci sayfa okunmaz; uzayan mektup, damıtılmamış düşüncedir.
- Beyan bloğunu unutmak. Eksik beyan, teknik kontrolden geri döner.
- Her dergiye aynı mektup. Üçüncü paragraf dergiye özeldir; değişmiyorsa mektup çalışmıyordur.
Özet: bir dakikalık konuşma
Cover letter, editörle bir dakikalık bir konuşmadır: kim olduğunuz (künye), ne bulduğunuz (bulgu), neden burada olduğunuz (uygunluk) ve sözünüzün arkasında durduğunuz (beyan). Dört paragraf, tek sayfa, dergiye özel — gerisi süstür.
Hedef dergiye özel cover letter taslağınız üzerinde birlikte çalışıyoruz; mektubun parçası olduğu gönderim dosyasının bütününde de rehberlik ediyoruz.
Kullanılan kaynaklar
- ICMJE. Recommendations for the Conduct, Reporting, Editing, and Publication of Scholarly Work in Medical Journals. · icmje.org