Etik Kurul Başvurusu: Baştan Sona Süreç Rehberi

Etik kurul başvurusu tek bir belgenin değil, birbiriyle tutarlı olması gereken bir dosya bütününün işi. Zorluk çoğu zaman protokolün bilimsel içeriğinde değil, çok sayıda belgenin aynı başlığı, aynı araştırmacı sıralamasını ve aynı örneklem sayısını taşıması gerektiğinde beliriyor. Deneyimimizde ilk turda geri dönen dosyaların önemli bir kısmı bilimsel bir kusurdan değil, yordamsal bir eksiklikten geri dönüyor; unutulan bir imza, eşleşmeyen bir tarih ya da listede olmayan bir özgeçmiş bu eksikliğin tipik örnekleri.

Başvuruyu baştan sona ele almak dört soruyu yanıtlamayı gerektiriyor. Süreç ne kadar sürüyor? Hangi belgeler gerekiyor? Protokol ve onam formu neyi kanıtlamalı? Türkiye'de hangi kurula başvuruluyor? Süreci parçalarına ayırdığımızda ortaya karmaşık değil, sistematik ve öngörülebilir bir iş çıkıyor; asıl mesele nereden başlanacağını görmek.

Süreç ne kadar sürüyor?

Tahmini bir zaman çizelgesi vermek planlamayı kolaylaştırıyor. Dosya hazırlığı 3-6 hafta, başvuru ve ön kontrol 1-2 hafta, kurul değerlendirmesi 2-6 hafta, varsa revizyon 1-4 hafta. Standart çalışmalarda toplamda 7-18 hafta arası bir süreçten söz ediyoruz. TİTCK onaylı kurulların değerlendirdiği ilaç ve cihaz araştırmalarında ise mevzuat süre koyuyor; kurul görüşü başvurudan itibaren 12 iş günü içinde veriliyor ve TİTCK incelemesi ilaçta 22, cihazda 20 iş günü sürüyor. İlaçta başvuru sahibi iki başvuruyu eş zamanlı yapabiliyor; eksik belge istenirse ona 30 iş günü tanınıyor.

Deneyimimizde başvuruların önemli bir kısmı ilk turda revizyon ya da eksiklik talebiyle geri dönüyor. Bu yüzden tez veya proje takvimine en az bir revizyon turu eklemek gerçekçi bir plan oluşturuyor; "etik kurul bir ayda çıkar" varsayımı her zaman tutmuyor.

Hangi belgeler gerekiyor?

Belge listesi araştırma türüne ve kurula göre değişiyor.

TİTCK'nin klinik araştırma başvuru listesi başvuru formunu, araştırma protokolünü, aydınlatılmış onam formunu, olgu rapor formunu (CRF), bütçeyi, sorumlu araştırmacı özgeçmişini ve gerekiyorsa sigorta belgelerini içeriyor. Çıkar çatışması beyanı ve kurum izin yazısı gibi belgeler kurulun kendi listesine göre ekleniyor.

Duruma göre eklenen belgeler arasında lisanslı ölçekler için kullanım izni, sigorta poliçesi, sponsor sözleşmesi ve özel popülasyonlarda vasi/yasal temsilci onam formu var. İyi Klinik Uygulamalar (İKU; İng. GCP) eğitimi başarı belgesi mevzuatta etik kurul üyeleri için zorunlu; araştırmacılardan ise İKU konusunda yetkinlik bekleniyor.

Retrospektif çalışmada tanımlanabilir veri kullanılıyorsa ve onam almak olanaksız ya da uygulanamaz durumdaysa onam muafiyeti etik kuruldan gerekçesiyle isteniyor; çalışmanın kendisi yine etik kurul onayı gerektiriyor. Kurum izni ve veri erişim izni de dosyada yer alıyor.

Deneyimimizde eksik belge, başvuruların geri dönmesinin sık nedenlerinden biri. Unutulan bir belge süreci uzatıyor; TİTCK onaylı kurullarda eksik belge için başvuru sahibine 30 iş günü tanınıyor. Etik kurul dosyası kontrol listesi yazımızda her belgeyi tek tek listeledik.

Protokol neden dosyanın belkemiği?

Araştırma protokolü, kurul üyelerinin çalışmanın bilimsel değerini, metodolojik sağlamlığını ve katılımcı güvenliğini değerlendirdiği ana belge. Yüzeysel hazırlanmış bir protokol, dosyanın geri dönmesine yol açan önemli bir neden.

Protokolde bulunması gereken temel bölümler: başlık ve özet, giriş ve gerekçe (literatür boşluğu), amaç ve hipotezler, yöntem (çalışma tasarımı, evren, örneklem, dâhil etme/dışlama kriterleri), istatistiksel analiz planı, etik hususlar (risk-yarar analizi, veri gizliliği), zaman çizelgesi.

Deneyimimizde kurul üyeleri özellikle yöntem ve etik hususlar üzerinde duruyor. "Kliniğimize başvuran ardışık hastalar alınacaktır" gibi ifadeler yeterli görülmüyor. Örneklem büyüklüğünün gerekçelendirilmesi (karşılaştırmalı çalışmalarda güç analiziyle), dâhil etme/dışlama kriterlerinin operasyonel düzeyde tanımlanması bekleniyor.

Klinik deneme protokolleri için SPIRIT 2025 kontrol listesi yol gösteriyor. STROBE ise gözlemsel çalışmaların makalede raporlanması için hazırlanmış bir kılavuz; protokol aşamasında, makalede istenecek bilgilerin baştan planlanmasına yardımcı oluyor. Bu kılavuzlar, raporlanacak bilgilerdeki eksikleri fark etmeyi kolaylaştırıyor.

Yöntem bölümünde dört parçanın birbirine bağlanması gerekiyor.

Kurula ve tasarıma göre ek şartlar olabilir; bu tablo yalnız dört parçanın tutarlılığına bakar. Örneklem gerekçesinin bu zincire uyup uymadığını güç analizi ve örneklem hesaplama sürecinde birlikte değerlendiriyoruz.

Onam formu neyi kanıtlamalı?

Onam formu, etik kurulların titizlikle incelediği belgelerden biri. Temel ilke, formun tıp eğitimi almamış bir yetişkinin okuyup çalışmaya katılıp katılmamaya bilinçli bir karar verebileceği dilde yazılması.

Formda bulunması gerekenler: araştırmanın amacı (anlaşılır dilde), katılımcıdan beklenen işlemler ve süre, olası riskler ve yan etkiler (somut ifadelerle), beklenen faydalar (abartısız), gizlilik ve veri koruma önlemleri (KVKK uyumlu), gönüllülük ilkesi ve çekilme hakkı, araştırmacı ve etik kurul iletişim bilgileri.

"Randomizasyon" yerine "tedavi yöntemlerinden hangisini alacağınız bilgisayar tarafından rastgele belirlenecektir" gibi açıklamalar gerekiyor. "Minimal risk" yerine "iğne yerinde morarma olabilir, genelde 2-3 gün içinde geçer" gibi somut ifadeler bekleniyor.

KVKK bölümü artık ayrı bir önem taşıyor. Kişisel sağlık verilerinin nasıl işleneceği, kimlerin erişebileceği, ne kadar süre saklanacağı ve anonimleştirme yöntemi açıkça belirtilmeli. 2016 sonrası bu alan artık bir paragrafla geçiştirilebilecek bir bölüm değil.

18 yaş altı katılımcılar, bilişsel yetisi kısıtlı bireyler veya yoğun bakım hastaları dâhilse ayrı onam formları (vasi formu, çocuk bilgilendirme formu) hazırlanmalı. Onam formunun zorunlu bölümleri ve dilinin sadeleştirilmesi ayrı yazılarda ayrıntılı ele alınıyor.

Başvuru formunda hangi tutarlılık aranıyor?

Başvuru formu, sekreteryayla ilk temas noktası. Formda eksik alan bırakmak, dosyanın gündem dışı kalmasına kolayca yol açabiliyor.

Kritik kurallar: çalışma başlığı protokoldeki başlıkla birebir aynı olmalı, araştırmacı listesi ve sıralaması tüm belgelerde tutarlı olmalı, araştırma türü (prospektif/retrospektif, gözlemsel/müdahale) doğru işaretlenmeli, tahmini başlangıç ve bitiş tarihleri gerçekçi olmalı.

Karşılaştığımız dosyalarda sık görülen bir hata, protokoldeki ve başvuru formundaki başlıkların farklı olması. Ya da protokolde beş araştırmacı listelenirken dört kişinin CV'sinin dosyaya eklenmesi. Bu tür tutarsızlıklar kurulun güvenini sarsar.

Başvuru ne zaman teslim edilmeli?

Toplantı takvimini ve dosya teslim tarihlerini kurulun internet sayfasından ya da sekreterliğinden öğrenmek gerekiyor. TİTCK onaylı kurullarda süre başvuru tarihinden işliyor; kurul görüşünü 12 iş günü içinde veriyor. Diğer kurullarda geç kalan bir başvuru bir sonraki toplantıya kalabiliyor.

Değerlendirme süresi araştırma türüyle bağlantılı; aşağıdaki aralıklar deneyime dayalı ve revizyonu da içeren kaba bir çerçeve sunuyor. TİTCK onaylı kurullarda ise mevzuattaki süreler esas; eksik belge istenirse yanıt süresi bunlara ekleniyor.

TİTCK onaylı kurullar onay, ret ya da eksiklik bildiriyor; eksiklik giderilince dosya yeniden değerlendiriliyor. Retten sonra bir kereye mahsus değiştirilmiş başvuru ya da 30 iş günü içinde gerekçeli itiraz mümkün. Diğer kurullarda karar türleri kurulun yönergesine bağlı. Etik kurul revizyon süreci yazımızda revizyon taleplerini nasıl yanıtlayacağınızı ele aldık.

Türkiye'de hangi kurallar geçerli?

Türkiye'deki etik kurul yapısı birden fazla düzenleyici kurumun yetki alanında şekilleniyor.

Üniversitelerde çoğunlukla iki tür etik kurul bulunuyor; biyoyararlanım/biyoeşdeğerlik çalışmaları ise ayrı, TİTCK onaylı bir kurulda inceleniyor. Müdahalesiz çalışmaları değerlendiren kurul (adı kuruma göre değişiyor) anket ile ilaç dışı gözlemsel ve retrospektif çalışmalara bakıyor; TİTCK onaylı Klinik Araştırmalar Etik Kurulu ise ilaç ve cihaz araştırmalarıyla ilaçla yapılan gözlemsel çalışmaları değerlendiriyor. Hangi kurula başvuracağınızı doğru belirlemek, dosyanın ilk turda doğru yere ulaşması için temel; hangi çalışmaların onay gerektirdiğini, hangilerinin gri alanda kaldığını ise etik kurul onayı karar rehberinde ayrıca ele aldık.

İnsan katılımcı ya da insan verisi içeren tezler, retrospektif ve anket çalışmaları dâhil, etik kurul onayı gerektiriyor; enstitüler bu onayı tez sürecinde istiyor. Tez danışmanlarının bu süreci erken planlaması, teslim tarihlerinin aksamasını önlüyor.

Etik kurul onayı gerektiren TÜBİTAK projelerinde (örneğin 1001) belge başvuruda istenmiyor; destek kararından sonra TÜBİTAK'ın belirttiği tarihe kadar sunuluyor.

İlaç ve cihaz klinik araştırmalarında etik kurul onayına ek olarak TİTCK izni de gerekiyor. İlaçta etik kurula ve TİTCK'ye eş zamanlı başvurulabiliyor; tıbbi cihazda etik kurul kararı TİTCK başvurusuna ekleniyor. İki onay tamamlanmadan araştırma başlamıyor; ilaçla yapılan gözlemsel çalışmalar ise yalnız Klinik Araştırmalar Etik Kurulu onayıyla başlıyor.

Sağlık Bakanlığına bağlı hastanelerde araştırma için hastanenin ön izni ve il sağlık müdürlüğü izni gerekiyor. Örneğin Konya ve Burdur il sağlık müdürlüklerinde başvuru etik kurul kararıyla yapılıyor; yordam ilden ile değişebildiği için ilin sağlık müdürlüğü sayfasından kontrol etmek gerekiyor.

Teslimden önce ne kontrol edilmeli?

Dosyayı kurula teslim etmeden önce beş adımlık bir kontrol uygulamak gözden kaçan eksiklikleri yakalıyor.

Birincisi, tüm belgelerin fiziksel olarak dosyada bulunduğunu kontrol etmek. İkincisi, tutarlılık kontrolü: başlık, araştırmacı listesi, örneklem büyüklüğü ve tarihler tüm belgelerde aynı mı? Üçüncüsü, imza kontrolü: başvuru formu, çıkar çatışması beyanı ve CV'ler imzalı mı? Dördüncüsü, güncellik kontrolü: CV'ler kurulun istediği güncellikte mi, belgeler geçerli mi? Beşincisi, biçim kontrolü: dosya kurulun istediği biçime (fiziksel veya elektronik) ve belge sıralamasına uyuyor mu?

Etik kurul ret nedenleri yazımızda sık karşılaşılan eksiklikleri ve bunlardan kaçınmanın yollarını ele aldık.

Model İstatistik olarak etik kurul süreçlerinde protokol metodolojisini, güç analizini ve onam formunu araştırmacıyla birlikte gözden geçiriyor, dosya kontrol listesi takibinde destek oluyoruz. Başvurunun sahibi araştırmacıdır; biz hazırlık sürecinde editöryel ve metodolojik destek sağlarız.

Not: Süreler, belge listeleri ve kurul yapıları kurumdan kuruma değişebilir; buradaki aralıklar yol gösterici niteliktedir. Bağlayıcı gereklilikler için başvurulan kurulun kendi yönergesi ve güncel mevzuat (girişimsel ilaç araştırmalarında Beşeri Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik, cihazda Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği) esas alınır.

Kullanılan kaynaklar

• World Medical Association. Declaration of Helsinki: ethical principles for medical research involving human subjects. JAMA. 2013;310(20):2191-4. PMID 24141714 · DOI
• Council for International Organizations of Medical Sciences (CIOMS). International Ethical Guidelines for Health-related Research Involving Humans. 4th ed. Geneva; 2016. cioms.ch
• Beşeri Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik. Resmî Gazete, 27 Mayıs 2023, Sayı 32203 · T.C. Sağlık Bakanlığı (TİTCK) İyi Klinik Uygulamaları Kılavuzu. titck.gov.tr
• Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği. Resmî Gazete, 8 Temmuz 2022, Sayı 31890.
• World Medical Association. Declaration of Helsinki: Ethical Principles for Medical Research Involving Human Participants (2024 sürümü). JAMA. 2025;333(1):71-74. PMID 39425955
• Chan AW, Boutron I, Hopewell S, ve ark. SPIRIT 2025 statement: updated guideline for protocols of randomised trials. BMJ. 2025;389:e081477. PMID 40294953