Etik Kurul Başvurusunda En Sık Ret Nedenleri ve Çözümleri

Etik kurulun eksiklik bildirip düzeltme istemesi mevzuatta ve kurul yönergelerinde tanımlı olağan bir adım; deneyimimizde tam ret ise nadir. Yine deneyimimizde geri dönüşlerin önemli bir kısmı önlenebilir nedenlerden kaynaklanıyor. Belge eksikliği, belgeler arası tutarsızlık ve onam formundaki dil sorunları derin metodolojik hatalar değil, sistematik bir kontrol eksikliğinin işareti. Sık görülen altı ret nedeninin ayrıntılı çözümünü ret nedenleri detaylı rehber yazısında ele alıyoruz.

Belge eksikliği neden en sık ret nedeni?

Önlenmesi en kolay nedenlerden biri bu. İlaç araştırmalarında yönetmelikteki inceleme süresi eksiksiz bir başvuruyla işlemeye başlıyor; deneyimimizde birçok kurulun sekreteryası da eksik dosyayı gündeme almadan iade ediyor. Sık karşılaştığımız eksiklikler: bütçe planının hiç sunulmaması, çıkar çatışması beyanının eklenmemesi, lisanslı ölçek için kullanım izninin alınmaması, araştırmacı özgeçmişinin imzasız ya da güncel olmaması, kurum izin yazısının tarihinin geçmesi, kurulun istemesi hâlinde araştırmacıların İyi Klinik Uygulamaları eğitim belgesinin eksikliği. Bu neden, teslim öncesi sistematik bir kontrol listesiyle büyük ölçüde önlenebiliyor; her belgeyi etik kurul dosyası kontrol listesi yazısında tek tek ele alıyoruz.

Onam formu neden en titiz incelenen belge?

Onam formu katılımcının haklarını ve güvenliğini doğrudan ilgilendirdiği için kurulun dikkatle okuduğu belgelerden biri; buradaki tolerans düşük. Eleştiriler açıklanmadan kullanılan tıbbi jargona, belirsiz ya da eksik risk bilgilendirmesine, gönüllülük ilkesinin yeterince vurgulanmamasına, KVKK bölümünün yetersiz kalmasına ya da hiç bulunmamasına ve özel popülasyonlar (çocuk, yoğun bakım hastası) için ayrı form hazırlanmamasına yönelebiliyor. Formu tıp dışından birinin okuyup anlamadığı yerleri işaretlemesi, dil sorununu yakalamanın pratik bir yolu; formun her bölümünü aydınlatılmış onam formu hazırlama yazısında ele alıyoruz.

Güç analizi neden bekleniyor?

"Örneklem büyüklüğünü nasıl belirlediniz?" sorusuna net yanıt yoksa bu alan sorun çıkarıyor. "Kliniğe başvuran tüm hastalar alınacaktır" ya da "benzer çalışmalarda 50 kişi kullanılmış, biz de 50 aldık" gibi ifadeler bilimsel gerekçe sayılmıyor. Kurul, güç analizinin yapılmış olmasını, kullanılan yazılım ve parametrelerin (alfa, beta, etki büyüklüğü, test tipi) belirtilmesini, etki büyüklüğünün kaynağının (literatür ya da pilot veri) gösterilmesini ve kayıp oranının hesaba katılmasını bekliyor. Konunun etik bir yönü de bulunuyor; yetersiz örneklem katılımcıların zamanını boşa harcıyor, gereğinden büyük örneklem ise fazladan insanı riske sokuyor. Temelleri güç analizi nedir? ve örneklem büyüklüğü hesaplama yazılarında ele alıyoruz.

KVKK uyumu için ne aranıyor?

2016'da yürürlüğe giren KVKK sağlık verilerini "özel nitelikli kişisel veri" saydığından bu verilerin işlenmesi ek güvence gerektiriyor. Kurulun aradıkları: kimlik bilgilerinin ayrı tutulması ya da anonim hâle getirme planı (hangisi, nasıl), saklama süresi, erişim kontrolü (kim, nasıl erişecek), aktarım güvenliği (özellikle çok merkezli çalışmalarda), imha planı ve onam formundaki KVKK aydınlatma metni. "Veriler gizli tutulacaktır" gibi genel ifadeler deneyimimizde yeterli görülmüyor; şifreleme yöntemi, erişim kayıtları ve saklama ortamı konusunda kurul somut ayrıntı arıyor. Retrospektif çalışmalarda da anonimleştirme yönteminin ve kurum izninin açıkça belirtilmesi bekleniyor.

Metodolojik belirsizlik nasıl giderilir?

Protokolün yöntem bölümü çalışmanın bilimsel sağlamlığının göstergesi; muğlak ifadeler hem bilimsel hem etik kaygı doğuruyor. Deneyimimizde sık eleştirilen noktalar: çalışma tasarımının net tanımlanmaması (prospektif mi, retrospektif mi?), dâhil etme/dışlama kriterlerinin belirsizliği ("ağır hastalığı olanlar" yerine ölçülebilir ölçüt bekleniyor), veri toplama yönteminin ayrıntısız bırakılması, istatistik analiz planının zayıflığı ("uygun istatistiksel testler kullanılacaktır" gibi) ve belgeler arası tutarsızlık (protokolde bir şey, onam formunda başka bir şey). Randomize çalışma protokolleri için SPIRIT 2025 bir kontrol listesi sunuyor; gözlemsel çalışmalarda ise bir raporlama kılavuzu olan STROBE'un maddeleri protokolü planlarken de yol gösterebilir.

Protokolde hangi bölümler atlanıyor?

Deneyimimizde protokolde sık atlanan bölümler var: güncel literatür taraması ve boşluk analizi, risk-yarar değerlendirmesi (özellikle müdahale çalışmalarında), zaman çizelgesi ve bütçe-kaynak planı. Eksik bölümler çalışmanın uygulanabilirliğine dair kuşku uyandırıyor. Gerçekçi olmayan zaman tahminleri de sorun; "3 ayda 200 hasta toplayacağız" gibi bir ifade, kurulun günlük hasta sayısını sorgulamasına yol açıyor, bu yüzden güvenli bir marjla tahmin vermek daha sağlıklı.

Ret aldığında ne yapılır?

Revizyon talebi, kurulun dosyayı düzeltilmiş hâliyle yeniden görmek istediği anlamına geliyor. Kurul tam olarak ne istediğini söylüyor ve bu talepleri madde madde yanıtlamak dosyayı güçlendirmenin en net yolu.

Pratikte kurulun eleştirilerini dikkatle okumak, her maddeyi ayrı not etmek, düzeltmeleri belge üzerinde işaretlemek (Değişiklikleri İzle ya da renk vurgusu) ve yanıt mektubunda her eleştiriye karşılık yapılan düzeltmeyi somut referansla (sayfa, bölüm) belirtmek işe yarıyor. İlaç araştırmalarında başvuru sahibinin bildirilen eksiklikleri 30 iş günü içinde tamamlaması gerekiyor; düzeltme yanıtının incelenmesi için ise mevzuatta ayrı bir süre tanımlı değil. Revizyon yanıtının nasıl yazıldığını etik kurul revizyon süreci, sürecin tamamını ise etik kurul başvuru rehberi yazısında ele alıyoruz.

Model İstatistik olarak etik kurul süreçlerinde protokol metodolojisinin denetimi, güç analizi, onam formu kontrolü ve dosya kontrolü konularında araştırmacıya rehberlik ediyoruz; başvurunun sahibi araştırmacıdır, biz hazırlıkta editöryel ve metodolojik destek sağlarız.

Not: Ret nedenleri ve öncelikler kuruldan kurula değişebilir. Bağlayıcı bilgi için başvurulan kurulun kendi yönergesi, Beşeri Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik (RG 27.05.2023), Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği (RG 08.07.2022) ve KVKK esas alınır.

Kullanılan kaynaklar

• World Medical Association. Declaration of Helsinki: ethical principles for medical research involving human subjects. JAMA. 2013;310(20):2191-4. PMID 24141714 · DOI
• Julious SA. Sample size of 12 per group rule of thumb for a pilot study. Pharm Stat. 2005;4(4):287-291. DOI
• CIOMS. International Ethical Guidelines for Health-related Research Involving Humans. 2016. cioms.ch
• KVKK. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (özel nitelikli kişisel veri, m.6). kvkk.gov.tr
• World Medical Association. Declaration of Helsinki: Ethical Principles for Medical Research Involving Human Participants (2024 sürümü). JAMA. 2025;333(1):71-74. PMID 39425955
• Beşeri Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik. Resmî Gazete, 27 Mayıs 2023, Sayı 32203.
• Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği. Resmî Gazete, 8 Temmuz 2022, Sayı 31890.
• Chan AW, Boutron I, Hopewell S, ve ark. SPIRIT 2025 statement: updated guideline for protocols of randomised trials. BMJ. 2025;389:e081477. PMID 40294953
• ICH. E6(R3) Guideline for Good Clinical Practice, Ek B.10.2 (06.01.2025).