Deneyimimize göre etik kurul başvurularının önemli bir kısmı ilk turda değil, bir revizyon turundan sonra onaylanıyor. Kurulun gönderdiği düzeltme listesi genelde birkaç maddeden oluşuyor; kimi madde tek cümle, kimi üç paragraf, bazıları net, bazıları iki kez okunmayı gerektiriyor. Bu noktada aynı içerik iki farklı yanıtla sunulabilir; biri tek toplantıda onay alır, diğeri ikinci tur revizyon getirir. Fark çoğu zaman içerikte değil, biçimde ve dilde.
Kurul kararlarının ve düzeltme sürecinin nasıl işlediği ilaç ve tıbbi cihaz araştırmalarında ilgili yönetmeliklerde (Beşeri Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik, Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği), ilaçla yapılan gözlemsel çalışmalarda TİTCK'nin gözlemsel çalışma kılavuzunda, diğer girişimsel olmayan çalışmalarda ise kurumun etik kurul yönergesinde tanımlı; ama yanıtın nasıl yazılacağı büyük ölçüde araştırmacıya kalıyor. Aşağıdaki çerçeve, tek turda kapanan bir yanıtın anatomisini gösteriyor.
Revizyon ret mi, davet mi?
Revizyon kararı kötü bir haber gibi hissettirse de kurul aslında "Çalışmanız değerlendirmeye değer, ama bazı noktaları netleştirmek gerekiyor" diyor. Doğrudan ret gelseydi düzeltme aynı başvuru içinde yapılamazdı. Sık karşılaştığımız revizyon nedenleri şunlar: eksik bilgi (örneklem hesabı yok, istatistik plan belirsiz), muğlak ifadeler ("uygun yöntemlerle analiz edilecektir" yazılırsa kurul hangi testin kullanılacağını bilmek ister), onam formundaki zayıflıklar (gönüllülük ve çekilme hakkı belirsiz), KVKK uyumsuzlukları (veri saklama süresi ve anonimleştirme yok) ve tutarsızlıklar (protokolde 100 hasta, onam formunda 80 katılımcı).
Bu nedenlerin tam listesini etik kurul ret nedenleri yazısında ele alıyoruz; buradaki odak ise yanıtın kendisi.
En etkili format: madde madde yanıt
En işlevsel biçim basit; kurulun her maddesi aynen alıntılanıyor ve hemen altına yanıt yazılıyor. Kurul üyesi dosyayı açtığında hangi soruya hangi cevabın verildiğini birkaç saniyede görebilmeli.
Revizyon yanıtı hazırlama akışı
Kurul kararı başlıkta
En üstte kurum adı, karar tarihi, başvuru numarası ve araştırma başlığı yer alır; sekreter dosyayı açtığında hangi başvuruya ait olduğunu anında görür.
Her madde birebir alıntı
Kurulun yazdığı tırnak içinde aynen aktarılır; böylece hangi soruya cevap verildiği karışmaz.
Yanıt görsel olarak ayrı
Kurul metni normal, yanıt kalın ya da 'YANIT:' başlığıyla verilir; görsel ayrım okumayı kolaylaştırır.
Değişikliğin yeri belli
Protokolde ya da onam formunda ne değiştiyse sayfa ve bölümle gösterilir: 'Protokol s.8, Yöntem 3.2 altına eklendi (işaretli).'
Ekler numaralı
Yeni belgeler Ek-1, Ek-2 diye sıralanır ve yanıt metninde 'Bkz. Ek-1' ile anılır.
Somut bir örnek şöyle görünür:
MADDE 1:
Kurul İsteği: "Çalışmada kullanılacak örneklem büyüklüğünün
nasıl hesaplandığı açıklanmalıdır."
YANIT:
Örneklem büyüklüğü G*Power 3.1.9.7 ile hesaplanmıştır.
Bağımsız t-testi için etki büyüklüğü d=0,5, alfa=0,05,
güç=0,80 parametreleriyle her grupta en az 64 katılımcı
gerektiği belirlenmiş, %20 kayıp payıyla toplam 160 kişi
hedeflenmiştir. Ekran görüntüsü Ek-1'de, protokol
güncellemesi s.8'de (işaretli) sunulmuştur.
Kısa ve net bir yanıt; kurul üyesi yarım dakikada okuyor, eki kontrol ediyor, onaylıyor.
Yanıtta en sık beş hata
Danışanlarda da sık karşılaşılan beş kalıp var.
Savunmacı üslup. "Bu bilgi zaten protokolde vardı, dikkatli okunmalıydı" yazmak cazip gelir ama işe yaramaz; kurul üyesi çalışmanın etik uygunluğunu değerlendiriyor. Yerine: "Bu bilgi protokolde daha belirgin hâle getirildi, Yöntem bölümüne şu açıklama eklendi." Genel geçer yanıt. "Gerekli düzeltmeler yapılmıştır" hiçbir şey söylemiyor; kurul tam olarak ne değiştiğini görmek istiyor. Soruyu yanlış anlamak. Kurul "risk açıklanmalı" derken yarar yazmak, maddeyi ıskalamak demek; madde belirsizse sekreterlikle iletişime geçip netleştirmek, yanlış cevaptan hızlıdır. "Not edildi" deyip değişiklik yapmamak. Kurul somut değişiklik ya da referanslı bir gerekçe bekliyor. Bir maddeye üç sayfa yazmak. Ayrıntı gerekiyorsa ek dosya sunuluyor, yanıt metni şişirilmiyor.
Revizyon yanıtı: zayıf ve güçlü
Zayıf yanıt
- ✗Gerekli düzeltmeler yapılmıştır.
- ✗Bu bilgi zaten protokolde mevcuttu.
- ✗Belirtilen husus not edilmiştir.
- ✗Örneklem yeterliydi.
Güçlü yanıt
- ✓Onam formu s.2'ye şu paragraf eklendi: '...'
- ✓Bu bilgi protokolde belirginleştirildi (s.8, işaretli).
- ✓Belirtilen doğrultuda protokole şu değişiklik yapıldı: ...
- ✓G*Power ile hesaplandı, Ek-1'de sunuldu.
Kurulun istediğini yapmamak mümkün mü?
Nadiren gerekli olabiliyor. Kurul "grup başına 40 katılımcı olmalı" derken araştırmacı grup başına 30 katılımcının yeterli olduğunu düşünüyorsa, gerekçeli bir yanıt sunulabiliyor: "Birincil sonlanımda klinik olarak anlamlı en küçük fark (MCID) 10 puan (Ref. 1), standart sapma ise literatüre dayanarak 13 puan alınmıştır (Ref. 2-3); pilot çalışmamızda gözlenen standart sapma bu değerle uyumludur. Bu fark d≈0,77'ye karşılık gelir; alfa=0,05 (iki yönlü) ve güç=0,80 ile grup başına 28 katılımcı gerekmekte, %5 kayıp payıyla grup başına 30 katılımcı planlanmıştır (Ek-2)." Ama bu yol yalnızca güçlü literatür ve somut veriyle işliyor; genel kuralda kurul ne diyorsa onu yapmak en hızlı sonucu veriyor.
Uyarı
Kurulun istediği değişikliği yapmadan gerekçe sunmak, ancak güçlü literatür desteği ve somut veriyle mümkün. MCID'ye ya da literatüre dayanan bir hesap yoksa, bir maddeyi kabul etmek ikinci tur revizyon almaktan stratejik olarak daha hızlıdır.
Belirsiz maddelere nasıl yaklaşılır?
Bazen kurul çok genel bir düzeltme ister: "Çalışmanın etik riskleri detaylandırılmalıdır." Bu tür maddelerde risk türlerini tek tek ele almak işe yarıyor. Fiziksel risk (kan alma, invaziv işlem) varsa en aza indirme yöntemi, psikolojik risk (hassas anket) varsa destek mekanizması, sosyal risk (mahremiyet) varsa veri koruma prosedürü, ekonomik risk (katılımcının zamanı) varsa süre yazılıyor. Protokoldeki ve onam formundaki risk ifadeleri birbiriyle tutarlı olmalı; protokolde geçen bir risk onam formunda yoksa kurul bunu fark ediyor. Madde gerçekten belirsizse ("Yöntem bölümü gözden geçirilmelidir" gibi), sekreterliğe "hangi kısmı bekliyorsunuz?" diye sormak karanlıkta tahmin yürütmekten verimli.
Track Changes mi, işaretleme mi?
İki yaklaşım da işe yarıyor. Word'ün "Track Changes" (Değişiklikleri İzle) modu her ekleme ve silmeyi satır satır gösteriyor; ama çok sayıda küçük düzeltmede dosya karmaşıklaşıyor. Sarı işaretleme yöntemi daha temiz kalıyor; değişen kısımlar sarıyla işaretli, geri kalan metin olduğu gibi duruyor. Gördüğümüz kadarıyla kurullar işaretli metni daha rahat okuyor, ama bazıları "Track Changes ile gönderin" diye yönerge veriyor; o durumda kurulun tercihine uymak gerekiyor. Eski belgede değişiklik yapıldıysa yalnız güncel sürüm yükleniyor; iki sürüm bir arada kalırsa kurul hangisinin geçerli olduğunu karıştırıyor.
Süre ve takip nasıl işler?
İlaç araştırmalarında yönetmelik, istenen bilgi ve belgeler için otuz iş günü tanıyor; bu süre içinde belgeler ya da sunulacakları tarihi belirten gerekçeli bir açıklama gönderilmezse başvuru geri çekilmiş sayılarak iptal ediliyor. Tıbbi cihaz araştırmalarında süreyi ilgili yönetmelik, diğer çalışmalarda çoğunlukla kurumun yönergesi belirliyor. Yanıt gönderildikten sonra sekreterlikten teslim onayı almak, bir sonraki toplantı tarihini öğrenmek (toplantı takvimi kuruldan kurula değişiyor) ve toplantıdan birkaç gün sonra sonucu sormak izlenen yol. İkinci tur revizyon gelirse aynı biçimle yanıtlamak uygun; bizim gördüğümüz başvurularda kurul ikinci turda çoğu zaman küçük netleştirmeler istiyor.
Onay çıktığında, aydınlatılmış onam formu hazırlama yazısında değindiğimiz gibi, onaylı form (bazı kurullarda her sayfası mühürlü ve tarihli) sekreterlikten alınıyor; katılımcılara sunulacak sürüm bu.
Yanıt sonrası hangi üç sonuç olur?
Kurul üç karardan birini veriyor. Onay: "Düzeltmeler yeterli, çalışma onaylanmıştır." Girişimsel olmayan çalışmalarda bu kararla veri toplama başlayabilir; ilaç ve tıbbi cihaz klinik araştırmalarında ayrıca TİTCK izni gerekiyor. İkinci tur revizyon: "Bazı noktalar hâlâ belirsiz." Bu durumda aynı biçimle, önceki turda değinilmeyen noktalar tamamlanıyor. Ret: karşılaştığımız başvurularda seyrek; genellikle ciddi bir etik sorun (gereksiz invaziv işlem, bilimsel dayanağı zayıf tasarım) varsa geliyor ve projeyi baştan gözden geçirmeyi gerektiriyor. İlaç araştırmalarında gerekçeli ret kararından sonra, kararda belirtilen değişiklikler yapılarak bir kez yeniden başvurulabiliyor ya da karara otuz iş günü içinde gerekçeli olarak itiraz edilebiliyor.
Etik kurul başvuru rehberi ve etik kurul dosyası kontrol listesi izlendiğinde revizyon maddeleri genellikle azalıyor; sürecin zaman ve prosedür tarafını ise etik kurul revizyon süreci yazısında ele alıyoruz. Model İstatistik olarak etik kurul dosyası hazırlığından yanıt mektubuna kadar süreçte rehberlik ediyoruz; metnin ve verinin sorumluluğu araştırmacıya aittir.
Not: Süreler, karar tipleri ve başvuru biçimi kuruldan kurula ve mevzuat güncellemelerine göre değişebilir. Bağlayıcı bilgi için başvurulan kurulun kendi yönergesi ile ilaç araştırmalarında Beşeri Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik, tıbbi cihaz araştırmalarında Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği esas alınır.
Kullanılan kaynaklar
- World Medical Association. Declaration of Helsinki: ethical principles for medical research involving human subjects. JAMA. 2013;310(20):2191-4. PMID 24141714 · DOI
- World Medical Association. World Medical Association Declaration of Helsinki: ethical principles for medical research involving human participants. JAMA. 2025;333(1):71-74. PMID 39425955
- T.C. Sağlık Bakanlığı, TİTCK. Beşeri Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik. Resmî Gazete, 27.05.2023, Sayı 32203. titck.gov.tr
- T.C. Sağlık Bakanlığı. Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği. Resmî Gazete, 08.07.2022, Sayı 31890.
- TİTCK. İyi Klinik Uygulamaları (İKU) Kılavuzu. Rev. 9, 01.02.2024. titck.gov.tr